Documents obligatoires en entreprise, ce que dit la loi


La législation française prévoit que les entreprises affichent et tiennent à jour certains documents obligatoires. Ceux-ci doivent être bien en évidence et faciles à trouver comme dans une salle de repos par exemple.


Voyons quels sont les documents obligatoires qu’une entreprise doit afficher et mettre à disposition de ses salariés.


Documents obligatoires en entreprise droit du travail

Documents obligatoires relatifs aux droits des salariés

  • Les coordonnées de l’inspection du travail

L’inspection du travail est chargée de contrôler et de veiller au respect du code du travail et conventions collectives au sein des entreprises françaises. Elle a également pour mission de conseiller les employés, employeurs et représentants du personnel sur leurs droits et obligations.


Les coordonnées de l’inspecteur du travail (adresse, nom et numéro de téléphone) compétent font partie des documents obligatoires en entreprise (Article D4711-1 du Code du Travail).


  • Coordonnées du Défenseur des droits

Les entreprises ont pour obligation de communiquer à leurs salariés le numéro de téléphone du Défenseur des droits (Article L1132-3 du Code du Travail).

Les documents obligatoires en entreprise : santé et sécurité des employés

  • La médecine du travail

Tous les salariés doivent facilement avoir accès aux coordonnées du médecin du travail. Adresse de la médecine du travail, numéro des services de secours d’urgence comme le SAMU ou les pompiers doivent figurer sur un document obligatoire (Article D4711-1 du Code du Travail).


  • Consignes de sécurité

Les consignes incendie font partie des documents obligatoires en entreprise (Articles R4227-34 à R4227-38 du Code du Travail).

Elles incluent :

  • les consignes incendie norme NF EN ISO 7010,

  • le nom des responsables du matériel de secours et des personnes chargées de l’évacuation des locaux en cas d’incendie.


  • Interdiction de fumer et vapoter

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L’employeur doit afficher un document obligatoire indiquant qu’il est strictement interdit de fumer et de vapoter (R3512-2 et L3513-6 du Code de la santé publique).


  • Document unique d’évaluation des risques professionnels

Le DUER, ou document unique d’évaluation des risques professionnels, doit obligatoirement être tenu et mis à jour régulièrement. Ce document vise à informer le personnel sur la conduite à tenir pour réduire les risques professionnels. Ce document obligatoire doit également mentionner les conditions d’accès et de consultation de l’inventaire des risques ainsi que les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs (Articles R4121-1 à R4121-4).


  • Règles encadrant l’égalité homme/femme, la discrimination et le harcèlement au travail

Les mesures légales encadrant l’égalité professionnelle entre hommes et femmes, le harcèlement moral et sexuel (article 222-33 et Article 222-33-2 du Code Pénal et L1152-4, L1152-5 du Code du Travail ), la lutte contre la discrimination à l’embauche (article L1142-6 du Code du Travail) sont des documents obligatoires qui douvent être affichés en entreprise.

Affichage des documents obligatoires relatifs au travail

  • Temps de repos et les horaires de travail

Le Code du travail - articles R3172-1 à R3172-9 - impose aux employeurs d’afficher les jours et heures de repos collectifs (si le jour de repas n’est pas le dimanche).

Les horaires de début et de fin de travail ainsi que la durée des temps de pause doivent également être indiqués sur ce document obligatoire.


  • Congés payés

2 mois avant les congés, les périodes où les employés partent doivent être communiquées par le biais d’un document obligatoire affiché dans l’entreprise.


  • Informations syndicales

Le syndicat dispose d’un panneau d’affichage qui lui permettra d’afficher des documents obligatoires et informations syndicales.

A noter que dès que l’effectif de 11 salariés est atteint, l’employeur doit mettre en place un panneau d’affichage par section syndicale.

Un panneau d’affichage pour le comité d’entreprise est obligatoire dès que l’effectif de 50 salariés est dépassé (Articles L2142-3 et suivants du Code du Travail).


  • Règlement d’intérieur

Le règlement intérieur est un document obligatoire à afficher en entreprise. Définissant les obligations et devoirs en matière d’hygiène et sécurité au travail ainsi qu’en matière de discipline, il doit être facilement accessible.

Les documents obligatoires en relation avec les accords collectifs et les conventions

Les documents concernant les conventions ou accords collectifs du travail devront obligatoirement être affichés.


Ils doivent comporter l’intitulé des conventions et accords collectifs applicables à l’entreprise et indiquer une référence de la convention collective afin que les salariés puissent la consulter (Articles L2262-5 et R2262-1 à R2262-3 du Code du Travail).

Les registres officiels

En plus du document unique d’évaluation des risques professionnels, l’employeur doit mettre à disposition de ses employés d’autres registres :

  • unique du personnel,

  • de sécurité,

  • de vidéo-surveillance (si nécessaire),

  • des délégués du personnel (si nécessaire).

Quelles sanctions en cas de non-respect de l'affichage des documents obligatoires ?

Sur ce point là, le Code du travail et le Code pénal sont strictes. Ils prévoient des peines de 450 euros à 1 500 euros en cas d'absence d'affichage des documents obligatoires.


Cependant, ces peines peuvent être beaucoup plus lourdes si l’employeur ne respecte pas l’obligation de tenue du document unique des risques professionnels ou sa mise à jour.

Sous quelle forme doivent être affichés les documents obligatoires ?

L’employeur peut afficher les documents obligatoires au format papier sur un panneau d’affichage. Si il existe plusieurs salles de repos ou lieux de rassemblement des salariés, l’employeur devra alors prévoir un panneau pour chaque zone.


Le panneau sur lequel sont affichés les documents obligatoires peut également être effaçable, ce qui peut s'avérer pratique pour mettre à jour facilement certaines informations.

Pour conclure

Le chef d’entreprise est seul responsable de la tenue, mise à jour et affichage des documents obligatoires. Il doit veiller au respect de leur existence au sein de l'entreprise conformément au Code du travail et au code pénal.


Quel que soit le type d’entreprise, les gérants sont soumis aux mêmes règles d’affichage des documents obligatoires dès l'embauche du premier salarié (signalisation conforme informant le salarié de ses droits et devoirs sur le lieu de travail).


Certains documents obligatoires sont à remplir, d'autres sont simplement un rappel aux textes de lois mais doivent tout de même être accessibles par tous les employés.




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